Commissie Communicatie

DEEL 1: VOORWERP

De commissie communicatie staat in voor de begeleiding van district en clubs bij het verzorgen van interne en externe communicatie via de voor de hand zijnde communicatietechnieken en technologische hulpmiddelen.

Volgende media worden ondersteund:

De LION, het nationale Lion magazine dat vanaf 2018 viermaal per jaar verschijnt en geleidelijkaan wordt gedigitaliseerd. Elk van de vier districten heeft hierin een paar pagina’s beschikbaar om eigen relevante informatie te verspreiden.

De Districts Flash, het vehikel bij uitstek om snelle, beknopte en actiegerichte informatie door te spelen aan de leden van het district.

Traditonele e-mails en word/ppt/Xcel-documenten voor meer uitgebreide informatie betreffende activiteiten zoals opleidingen, centennial activiteiten edm.

De districts website, waar het districtshandboek en allerhande nuttige informatie wordt opgeslagen ter consultatie en archivering.

Sociale media, zoals facebook, twitter, whatsapp edm.

Aan de basis van goede communicatie ligt goede Content. Er zal bijgevolg over gewaakt wordendat de informatie zo correct en relevant mogelijk wordt weergegeven met oog voor het respecteren van de vigerende privacyregels.

Wat externe communicatie betreft, staat de commissie, in samenwerking met het MD, in voor het verzorgen en onderhouden van de message map en infofacts rond Lions, onderhoudt de perslijst voor het district en verzorgt PR en Image op districtsniveau. Clubs worden aangemoedigd en begeleid om op lokaal niveau de aangepaste externe perscontacten te onderhouden en van relevante informatie te voorzien.

 

DEEL 2: ORGANISATIE, WERKING, DOELSTELLINGEN

Context: communicatie – meerjarenwerking

  1. In 2015 werd een vernieuwing van de communicatie-aanpak op districtniveau ingezet via het uitvoeren van een grondige SWOT-analyse. Dit werd gevolgd door het ontwikkelen van een visie en oplossingsrichting. Hieruit vloeide een conceptnota voort die vervolgens - na lichte aanpassingen – ook op MD-niveau werd voorgesteld en overgenomen. De klemtoon kwam te liggen op het ontwikkelen van een visie rond communicatie met aanbevelingen aangaande architectuur, governance, PR en Image, website vernieuwing, content management.
    Voor district B werden volgende quick-wins gerealiseerd: training, mailchimp gebruik voor Flash berichten, begeleiding voorbereiding Centennial Big Spring en uitbrengen van verschillende communicaties in een vernieuwde stijl. 2015/2016 werd dan ook het jaar waarin een vernieuwingsoperatie werd aangezet. Kortom: ‘de bocht werd genomen’.

  2. Bij het begin van het nieuwe Lions-jaar 2016-2017 kwam de klemtoon te liggen op ‘werken in de diepte aan de hand van het Centennial Big Spring event’. Vooral een kwalitatieve verbetering met efficiëntere interne communicatie (tijdig, inhoudelijk, aangepaste distributie), opstart van het gebruik van sociale media (vooral facebook) en betere interne en externe visibiliteit van het Lions gedachtegoed stond vooraan. Een belangrijke vooruitgang werd dan ook geboekt in zowel interne als externe berichtgeving.

  3. Het nieuwe Lions jaar 2017-2018 zal in het teken staan van ‘het opvullen van gaten en invullen van verbeterpunten t.a.v. vastgestelde onvolkomenheden’. De goede praktijken uit de vorige jaren zullen uiteraard worden bestendigd. Echter de vernieuwingsklemtoon zal komen te liggen of content management en website inhoud, verdere proliferatie van sociale media-gebruik, opbouw van testimonials en training met aandacht voor innovatie. Ook een onderzoek naar het gebruik van myLCI staat op het programma.

  4. Tijdens de volgende jaren na 2018 zal het zaaks zijn om permanent iedereen zowel leden als clubs, aan boord te krijgen en te houden wat vernieuwde communicatie aangaat. Ook het tijdig implementeren van de noodzakelijke technische ICT-updates zal dan aan de orde zijn. Met andere woorden ‘voortdurende actualisering’ wordt dan de doelstelling.

 

Commissie communicatie: organisatie

Voorzitter: Marc De Kegel – Leo vertegenwoordiger: Pieter Hens *


Nota: Op MD-niveau spelen volgende districtmedewerkers ook een rol: * Marcel Daniëls, Stefaan Willems en Nicolas Van Den Bogaert**


 

  1. De bedoeling is dat de commissie communicatie (ciecom) intern als een college functioneert. Dit betekent dat sleutelbeslissingen collegiaal worden genomen op basis van voorstellen voorbereid door de themaverantwoordelijken binnen de ciecom. Deze voorstellen houden rekening met input van het clubnetwerk, van de vertegenwoordiger van de Leo’s in de commissie en van ontwikkelingen op MD-niveau. Samenwerking met de voorzitters van de verschillende inhoudelijke commissies en/of werkgroepen (Vredesposter, Muziekwedstrijd, Quest, Youth ambassador award, Youth Exchange etc…) wordt verwacht en gestimuleerd (zie hierna)

  2. Om een efficiënte stroomlijning te bekomen worden volgende principes gehanteerd:

  • District relevante communicatie wordt inhoudelijk goedgekeurd door de gouverneur hierin bijgestaan door de voorzitter van de commissie communicatie,

  • Thema commissievoorzitters zijn zelf verantwoordelijk voor de communicatie betreffende activiteiten van hun eigen commissie, zowel structureel als inhoudelijk. Indien gewenst kunnen ze advies bekomen van leden van de commissie communicatie, onder andere betreffende de te gebruiken media - betreffende de tekst zelf - betreffende de make-up van de tekst-…Dit is vrijblijvend,

  • Het versturen van e-mails is de verantwoordelijkheid van de zender van de informatie, waarbij gelet wordt op zaken zoals: lengte van de e-mail, duidelijkheid van de boodschap, actie-georiënteerdheid, correcte distributielijst etc…,

  • Het posten van informatie op de website, na inhoudelijke goedkeuring door gouverneur en/of relevante themacommissievoorzitter, gebeurt via de webmaster die aangestuurd wordt door de voorzitter van de ciecom,

  • Het gebruiken van de Flash (via Mailchimp) wordt gecoördineerd door de ciecomvoorzitter (inhoudelijke check) en de Flash verantwoordelijke (opsmuk, timing, bewaking huisstijl),

  • De ‘districts facebookpagina’ wordt beheerd door de verantwoordelijke sociale media, nadat de inhoudelijke boodschappen door de respectievelijke zenders van de informatie werden goedgekeurd,

  • Bij twijfelgevallen zal de voorzitter commissie communicatie de nodige assistentie verlenen.

 

Concrete doelstellingen 2017-2018

De commissie beoogt volgende doelstellingen te realiseren tijdens het werkjaar 2017-2018:

  1. Op het vlak van Interne communicatie

    a. Het voeden van de website met district/gewest/zone en club-relevante informatie (commissies, principes, procedures, links, testimonials, presentaties, etc)

    b. Het verzorgen van kwalitatieve districts- en clubrelevante artikelen voor de Lion

    c. Het verzorgen van beknopte, snelle sleutelboodschappen van het district via de vernieuwde (op Mailchimp gestoelde) Flash

  2. Op het vlak van externe communicatie

    a. Het verder uitbouwen van een PR/Image campagne voor Lions gebruikmakend van de Centennial als springplank en rekening houdend met de uitvoering van de communicatiestrategie op MD niveau (via Hill&Knowlton)

    b. Het assisteren van themacommissies bij interne en externe communicatie

    c. Het verder ontwikkelen en verspreiden van aanbevelingen mbt PR/Image en persrelaties voor clubs

  3. Op het vlak van sociale media

    a. Het invoeren van richtlijnen voor sociale media in lijn met de MD-strategie dienaangaande

    b. Het stimuleren van het juist gebruik van facebook op basis van een bevraging van de lions omtrent het daadwerkelijke gebruik van dit medium

  4. Op het vlak van ICT-ondersteuning

    a. Het onderhouden van de bestaande website voor district B in afwachting van een mogelijke overhaul op MD-niveau

    b. Het inventariseren van het gebruik van ICT-middelen in de clubs en het desgevallend begeleiden van clubs die clubsoftware wensen in te voeren ter ondersteuning van hun werking

    c. Het bestuderen van de mogelijkheden van myLCI als nieuw club platform

  5. Op het vlak van gemeenschappelijke taken

    a. Het verder uitbouwen en informeren van het netwerk van clubcommunicatie- en ICT-verantwoordelijken

    b. Het beschikbaar stellen van relevante referentiematerialen en ‘service offerings’ op de website van het district (zie hierna)

    c. Het onderzoeken en desgevallend bepalen van wat het district zou moeten doen betreffende kwaliteit van data en content in samenwerking met de contentmanager op MD-niveau

    d. Het onderzoeken en desgevallend bepalen van wat het district moet doen op het vlak van Privacy/IP/Copyright bescherming in samenwerking met het MD

    e. Het ad-hoc nakijken, opstellen van teksten op verzoek van andere commissies en projecten (storytelling, copywriting)

    f. Het vertegenwoordigen van het district op MD-niveau

    g. Het coördineren en desgevallend verschaffen van trainingen in communicatie

    h. Het geven van ad-hoc assistentie bij districtsprojecten bvb de Centennial

Dienstverlening via service offerings en training

Ter ondersteuning van de clubwerking zijn een aantal dienstenpakketten (service offerings) ontwikkeld die via de website kunnen worden geconsulteerd.

Volgende zaken zullen zijn beschikbaar in 2017:

  • SWOT-analyse mbt communicatie op districtsniveau en op clubniveau
  • Kernboodschappen Lionisme
  • Functiebeschrijving clubantenne ICT en communicatie
  • Tips betreffende PR en Image opbouw in een club
  • Hoe omgaan met de pers
  • Hoe omgaan met sociale media
  • Vergelijkende tabel clubsoftware
  • Content management en de rol van de contentmanager
  • Effective presentations – tips
  • Effective writing – tips

Andere pakketten zullen volgen al naargelang de vraag en de behoefte.

Een specifieke training rond communicatie voor de clubantennes wordt opgezet met twee onderscheiden blokken:

  1. Interne en externe communicatie
    a. Intern: lion – flash – email – facebook – website
    b. Extern: PR, image en pers
    c. Service offerings

  2. ICT-ondersteuning praktisch
    a. Gebruik van de website
    b. Gebruik van sociale media en facebook
    c. ICT-ondersteuning voor clubs via myLCI

Vergaderdata:

De commissie wenst eenmaal per kwartaal samen te komen en daarnaast voornamelijk virtueel samen te werken in groep en/of per thema naar gelang de noodwendigheid.

De commissie zal samenkomen op: 2 september – 28 oktober – 27 januari – 24 maart

Marc De Kegel, Voorzitter commissie Communicatie district 112B (november 2017)